Podstawowe pojęcia
Pamięć fiskalna - zabezpieczony (najczęściej zalany żywicą) element zapamiętujący dane o obrotach. Pojemność pamięci określana w rozporządzeniu wynosi minimum 5 lat.
Fiskalizacja (ufiskalnienie) - nieodwracalne uaktywnienie pamięci fiskalnej. Od tego momentu zapisywane są wszystkie dane o operacjach prowadzonych na kasie. Fiskalizacji dokonuje uprawniony pracownik serwisu, który powinien posiadać legitymację wydaną przez producenta kasy.
Książka kasy - książka dostarczona wraz z kasą, w której dokonuje się wszelkich adnotacji dotyczących kasy. Książka kasy musi znajdować się w miejscu prowadzenia sprzedaży.
Numer ewidencyjny kasy - numer nadawany przez właściwy Urząd Skarbowy. Powinien być naniesiony na kasę w sposób trwały oraz odnotowany w książce kasy.
Numer unikatowy kasy - numer nadawany przez producenta (importera), wpisany do pamięci fiskalnej w trakcie ufiskalnienia.
Paragon fiskalny - od zwykłego paragonu różni się specjalnym symbolem fiskalnym, po którym następuje numer unikatowy kasy. Nagłówek paragonu zawiera nazwę, adres i NIP użytkownika kasy oraz numer kasy. Na paragonie znajdują się dane o sprzedanym towarze (nazwa, cena, stawka podatku, kwota netto i brutto), oznaczenie kasjera, data i godzina wystawienia.
Paragon kontrolny - drugi egzemplarz paragonu (najczęściejnawijany na rolkę kontrolną). Stanowi materiał dowodowy w ewentualnych postępowaniach przed Urzędem Skarbowym.
Raport fiskalny - raport drukowany z urządzenia fiskalnego, może obejmować różne okresy czasu - najczęściej spotykane są dobowe i miesięczne raporty fiskalne. Stanowi on podstawę do prowadzenia zapisów księgowych.
Plomba - plomba ołowiana, zakładana przez pracownika serwisu (każdy serwisant na swoją plombownicę do określonego typu kasy). Należy sprawdzić czy po zaplombowaniu numer jest czytelny, bowiem plomba uszkodzona oznacza kłopoty i sankcje w razie kontroli Urzędu Skarbowego.
Czas rozpoczęcia naprawy - czas reakcji, ograniczony przez rozporządzenie do 48 godzin od momentu zawiadonienia serwisu o awarii do podjęcia interwencji. Nie należy mylić z terminem naprawy, który regulują przepisy ogólne.
Kasa rezerwowa - zapasowa kasa fiskalna. Bez niej, w przypadku awarii kasy podstawowej, należy zaprzestać sprzedaży.